dotyczące zamówienia, współfinansowanego przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu nr 1/2023 pn. „Możemy więcej”
- Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia audytu projektu pn.: „Treningi sportowe dla dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie umowy nr UM/PW9/2024/2/O_MALOPOLSKI/5936 o zlecenie realizacji zadań w ramach art.36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z dnia 08.07.2024r., objętego konkursem PFRON nr 1/2023 – „Możemy więcej”.
Audytowi podlega pierwszy okres finansowania projektu na kwotę 796.297,34 zł za okres od dnia 01.04.2024r. do dnia audytu zewnętrznego.
- Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego:
Audyt należy przeprowadzić zgodnie z Wytycznymi dotyczycącymi audytu zewnętrznego zadań/ projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (zwanymi dalej „Wytycznymi”), dostępnymi pod linkiem:
- Rodzaj zamówienia:
KOD CPV: 79210000-9 – usługi księgowe i audytorskie
- Opis warunków udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu. Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia: wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania;
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania;
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 2 powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zobligowany jest do złożenia aktualnego odpisu z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS-u (maksymalnie sprzed trzech miesięcy od daty złożenia oferty lub aktualny wydruk z portalu ekrs.ms.gov.pl lub ceidg.gov.pl).
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny: posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
- jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego;
- skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- 6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim niepozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- 7. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do „Wytycznych” i jest dostępny pod linkiem wskazanym w ust. 2 niniejszego zapytania.
- Raport/ sprawozdanie z audytu zewnętrznego:
1. Wykonawca po przeprowadzonym audycie zobowiązany jest do przekazania zamawiającemu raportu/sprawozdania.
2. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
3. Raport należy sporządzić zgodnie z „Wytycznymi” – link w ust.2.
- 4. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy: a) datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- b) nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- c) nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- d) nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/ projektu,
- e) całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- f) termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- g) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- h) termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- i) okres objęty audytem zewnętrznym,
- j) cel audytu zewnętrznego,
- k) zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- l) podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- m) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- n) ustalenia stanu faktycznego,
- o) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- p) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- q) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- r) podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- 8. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
- Termin realizacji zamówienia:
Termin wykonania przedmiotu zamówienia ustala się na: 25.03.2025
- Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy. Załączniki (skany) należy podpisać i opieczętować.
3. Zamawiający dopuszcza złożenie przez każdego Oferenta tylko jednej oferty.
4. Ofertę należy złożyć w języku polskim.
5. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
6. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty.
- 7. Wraz z formularzem ofertowym należy złożyć: a) wykaz przeprowadzonych audytów – załącznik nr 2 do niniejszego zapytania;
- b) wykaz osób uczestniczących w audycie – załącznik nr 3 do niniejszego zapytania;
- c) dokumenty potwierdzające kwalifikację i doświadczenie osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytów, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytów;
- d) aktualne zaświadczenie o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS,
- e) oświadczenie o bezstronności, o którym mowa w ust. 4 pkt 7.
- Kryteria oceny ofert oraz wybór wykonawcy:
Zamawiający dokona oceny ofert, a następnie zbada czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w zapytaniu ofertowym.
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
1) cena brutto za wykonanie całości zamówienia, za którą można uzyskać max. 50 punktów. Punkty za kryterium cena oferty brutto zostaną obliczone wg następującego wzoru:
𝐶=𝐶𝑁𝐶𝐵⋅50 𝑝𝑘𝑡
gdzie:
C – oznacza ilość punktów uzyskanych w kryterium „cena oferty brutto” (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku),
CN – oznacza cenę brutto najtańszej z ofert,
CB– oznacza cenę brutto ocenianej oferty.
2) ilość wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych:
– od 3 do 7 audytów – 10 punktów,
– od 8 audytów – 20 punktów.
3) okres funkcjonowania wykonawcy na rynku:
– do 3 lat – 0 punktów,
– powyżej 3 lat – 30 punktów
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów stanowiącą sumę wszystkich trzech kryteriów.
- Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w dniu 05.03.2025r. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany w ofercie.
- Informacje o formalnościach, jakich należy dopełnić w celu zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego:
1) Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza ma obowiązek zawarcia z Zamawiającym umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
2) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane lub uchylił się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę z pozostałych ofert ważnych, która jest najkorzystniejsza.
- Termin związania z ofertą:
Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni, przy czym bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
- Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy przesłać na adres e-mail: biuro@4mkr.pl lub osobiście złożyć osobie do kontaktu wskazanej w pkt. 13 w terminie do dnia 28.02.2025, godz. 20.00.
- Osoba do kontaktu:
Osobą uprawnioną do kontaktu w ramach niniejszego zamówienia jest koordynator projektu – Małgorzata Barańska, tel. 508 383 063, adres e-mail: biuro@4mkr.pl
- Informacje dotyczące unieważnienia postępowania:
1) postępowanie zostanie unieważnione w następujących przypadkach:
a) gdy nie wpłynie żadna oferta,
b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego/interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
2) zapytanie ofertowe może być także unieważnione przez Zamawiającego bez podania przyczyny (bez podania uzasadnienia) w każdym momencie i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie prawa ze strony Oferenta do realizacji zamówienia,
3) Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własny koszt i ryzyko, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania przez Zamawiającego.
